La metodologia del project management nell’operatività del Product Manager. Pianificazione- Parte 2 : Earned Value Measurement System.

Durante il vostro progetto, avrete delle Milestones da raggiungere, ovvero dei checkpoints dove valutare il progetto, mostrare i risultati raggiunti e prendere delle decisioni per proseguire con le attività.

Normalmente questi momenti sono costituiti da meeting in cui gli stakeholders vi chiederanno lo stato di avanzamento del progetto o delle attività.

Si dovrà quindi indicare il risultato raggiunto, e questo può essere fatto mostrando il cosiddetto Earned Value (il valore raggiunto), che si ottiene con la seguente formula:

EV= % avanzamento x BAC

BAC= Budget at completion, ovvero il budget necessario per realizzare e completare il progetto.

La domanda ora è: come si fa a calcolare la % di avanzamento?

E’ la parte più complessa perchè può essere espressa sia in valuta, quindi in termini monetari, sia come ore di lavoro. Ci sono diversi criteri di imputazione delle ore/valore:

• 0-100: le ore vengono imputate alla singola attività solo a conclusione di questa (metodologia consigliata per poche attività e/o budget di piccole dimensioni);
• 50/50: metà delle ore vengono imputate ad inizio attività, mentre le restanti ore a fine attività (quando il progetto è corposo può essere un buon metodo);
• Milestones: contabilizzare tutte le ore solo al raggiungimento della milestone (criterio usato nella metodologia dello Stage and Gate);

Come riportato sopra, EV può essere espresso in valuta, quindi in termini monetari, o in ore. A mio avviso esprimere questo valore in ore consente di avere un’idea più concreta sullo stato di avanzamento del progetto. Ad esempio se questo prevede 100 ore, e alla prima Milestone dovete aver ”speso” 50 ore, ed invece ne avete spese 60, questo potrebbe indicare due scenari: nel primo caso siete in anticipo sulle attività; nel secondo caso invece è probabile che qualcosa sia andato storto durante la prima fase del progetto e siano state spese delle ore aggiuntive per risolvere i problemi. In questo scenario si dovrà spiegare se si prevedete di recuperare le ore, e quindi non sforare i budget, oppure se sarà necessario aumentare il BAC.

ATTENZIONE

Non abbiate mai paura di comunicare che servono ore aggiuntive per portare a termine il progetto. Difatti normalmente un aumento di costo (entro un certo range), se supportato da motivazioni valide, viene accettato dagli sponsor.

”Gli imprevisti non fanno parte del percorso. Gli imprevisti sono il percorso.”